一、打制訂艙單。

1. 訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

2. 打制完上述內(nèi)容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。

二、收到貨主正式單據(jù)后進行審單。

1. 單證必須齊全。

貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本（售貨確認書、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。

2. 如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核：

A、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。

B、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。

C、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號是否一致。

D、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號是否一致。

E、正本單據(jù)不許有任何涂改。

F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。

3. 如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項目繕制：

A、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭、發(fā)票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。